Automatisering høres ut som noe for store selskaper med egne IT-avdelinger. Men sannheten er at de enkleste automatiseringene ofte gir størst gevinst for små bedrifter. Her er fem løsninger som faktisk fungerer i praksis.
1. Chatbot for vanlige spørsmål
Problemet: Du svarer på de samme spørsmålene 10 ganger om dagen. "Hva er åpningstidene deres?" "Leverer dere til Nord-Norge?" "Kan jeg få time i morgen?"
Løsningen: En enkel AI-chatbot på nettsiden som kan svare på standardspørsmål døgnet rundt.
Tidsbesparelse: 5-10 timer per uke Kostnad: Fra gratis til noen hundrelapper i måneden Sett opp på: 30-60 minutter
En liten regnskapsbedrift i Bergen satte opp en chatbot som svarer på spørsmål om priser, tjenester og hvordan man bestiller time. Resultatet? Eieren slipper å besvare 60-70% av henvendelsene som kommer utenfor kontortid, og potensielle kunder får svar med én gang i stedet for å vente til neste dag.
Chatboten trenger ikke kunne alt. Start med de 5-10 spørsmålene du får oftest, så har du allerede spart masse tid.
2. Automatisk timebestilling
Problemet: Det går med en evighet på e-post frem og tilbake for å finne en time som passer. Når dere endelig blir enige, må du manuelt legge det inn i kalenderen.
Løsningen: Et bookingsystem integrert med kalenderen din hvor kundene kan se ledige tider og bestille selv.
Tidsbesparelse: 3-8 timer per uke Kostnad: Fra gratis til et par hundre kroner i måneden Sett opp på: 15-30 minutter
En frisørsalong vi hjalp satte opp Calendly på nettsiden sin. Nå ser kundene direkte hvilke tider som er ledige, booker selv, og får automatisk påminnelse på SMS dagen før. Eieren sier hun sparer minst 5 timer i uken – tid hun bruker på kunder i stedet.
Bonus: Folk booker oftere når de kan gjøre det selv med én gang, i stedet for å måtte sende e-post og vente på svar.
3. Automatiske påminnelser og oppfølging
Problemet: Du vet du burde følge opp kunder som har fått tilbud, men det blir glemt i den daglige travelheten. Når du husker det, har de kanskje allerede valgt en konkurrent.
Løsningen: Automatisk oppfølging via e-post eller SMS basert på enkle regler.
Tidsbesparelse: 2-5 timer per uke Kostnad: Fra 100-500 kr i måneden Sett opp på: 1-2 timer
Eksempel på enkle oppfølgingsregler:
- Sendt tilbud, men ikke fått svar på 3 dager? Send venlig påminnelse
- Kunde har ikke handlet på 6 måneder? Send e-post og spør hvordan det går
- Avtale i morgen? Send SMS-påminnelse
En elektriker i Oslo satte opp automatisk oppfølging av tilbud. Conversion rate (andel tilbud som blir til ordrer) gikk opp 25% – bare fordi folk fikk en høflig påminnelse.
4. Integrert fakturaløsning
Problemet: Lage fakturaer manuelt, holde oversikt over hva som er betalt, sende purringer – det tar tid, og det er kjedelig.
Løsningen: Automatisk fakturering knyttet til CRM-systemet ditt eller bookingløsningen.
Tidsbesparelse: 2-4 timer per uke Kostnad: 200-600 kr i måneden Sett opp på: 2-3 timer
Når en jobb er ferdig eller en avtale gjennomført, genereres faktura automatisk. Kunden får den på e-post. Systemet sender automatisk påminnelse hvis fakturaen ikke betales i tide.
En liten konsulentbedrift kuttet faktureringstiden fra 4 timer i uken til 30 minutter – og fikk betalt raskere fordi fakturaene gikk ut umiddelbart.
5. Automatisk lead-fangst fra nettsiden
Problemet: Folk besøker nettsiden, men du vet ikke hvem de er eller hva de er interessert i før de tar kontakt. Mange forsvinner uten at du får sjansen til å følge opp.
Løsningen: Enkle skjemaer eller chatbots som fanger opp interesserte besøkende og sender deg notifikasjon med én gang.
Tidsbesparelse: 1-3 timer per uke Kostnad: Ofte gratis, eller noen hundre kroner i måneden Sett opp på: 30-60 minutter
En byggebedrift satte opp et enkelt skjema hvor folk kunne be om pristilbud direkte på nettsiden. Skjemaet går automatisk inn i CRM-systemet deres, og daglig leder får notifikasjon på mobilen med én gang noen fyller det ut.
Før måtte de sjekke e-posten flere ganger om dagen. Nå får de umiddelbar beskjed og kan følge opp mens kunden fortsatt er varm.
Fellesnevneren: Du trenger ikke være tech-ekspert
Alle disse løsningene kan settes opp av hvem som helst. Du trenger ikke kunne kode. Du trenger ikke ansette et byrå. Og du trenger absolutt ikke bruke mange penger.
Det eneste du trenger er:
- Én time til å sette deg inn i verktøyet
- Én time til å sette det opp
- Villighet til å prøve noe nytt
Realitetssjekk: Hvis du bruker 15 timer i uken på repetitive oppgaver som kan automatiseres, og du kunne redusert det til 5 timer – hva kunne du gjort med de 10 ekstra timene?
Start med én ting. Se hvordan det funker. Så tar du neste steg.
Du kommer ikke til å angre.